O czym jest ta książka?
W swojej słynnej książce o organizacji swojego dnia i zadań do wykonania, The Bullet Journal Method, Ryder Carroll opisuje swoją osobistą organizację pracy oraz system produktywności.
Przez całe życie Carroll zmagał się ze śledzeniem zadań, często zapominając o ważnych informacjach i czując się przytłoczonym zadaniami.
Przez długi czas próbował wykorzystywać wiele różnych sposobów, z różnymi efektami. Postanowił ostatecznie wykorzystać swój, zmodyfikowany sposób. Jak sam go zgrabnie opisał: „śledzić przeszłość, porządkować teraźniejszość i projektować przyszłość”.
Do tego celu wykorzystał zwykły długopis i notatnik oraz sposób zapisu bazujący na punktorach, podpunktach. Może ten system wydawać się zbyt trywialny i prosty. Z własnego doświadczenia jednak wiem, że działa zadziwiająco dobrze. Myślę, że często sami lubimy niepotrzebnie komplikować sobie życie, rozbudowywać pewne narzędzia. Takie modyfikacje i trudne do korzystania zmiany, po czasie zniechęcają do używania. System opracowany przez Carrolla to powrót do podstaw.
Po części lista rzeczy do zrobienia i notatnik (dziennik punktowy) zrewolucjonizował sposób, w jaki Carroll podchodził do swojego życia. Zmienił na lepsze sposób w jaki wykonywał zadania i obowiązki. Bazując na opiniach i recenzjach, pomógł także wielu innym zrobić to samo.
W swojej książce Carroll dokładnie opisuje, w jaki sposób korzystać z systemu punktorów, To-Do listy. Oferuje również pewne szczegóły i opinie, jak efektywniej planować swoje dni.
Wiele z tych wskazówek może mieć zastosowanie do dowolnego systemu produktywności, z którego korzystasz w swoim życiu.
Niezależnie od tego, czy sam korzystasz z metody listy rzeczy do zrobienia w dzienniku papierowym, czy korzystasz z aplikacji, takich jak Notion, Kalendarz Google online lub czegoś zupełnie innego, możesz wdrożyć niektóre z tych zasad, aby uczynić swoje życie prostszym i bardziej produktywnym.
Pięć wskazówek na skuteczne planowanie dnia oraz zadań w czasie
1 – Sporządź listę wszystkich zadań
Pierwsza z pięciu wskazówek Carrolla na skuteczne planowanie dnia i tygodnia: zrób listę zadań jakie siedzą ci w głowie. Zanim zagłębisz się w kodowanie kolorami wszystkich godzin dnia lub przydzielanie czasu do każdego zadania, które masz nadzieję wykonać, poświęć chwilę na stworzenie listy wszystkich zadań.
Świetnym pomysłem jest zrobienie tego w piątek przed rozpoczęciem tygodnia. Sprawi to, że gdy obudzisz się w poniedziałek, wiesz od czego zacząć. Nie tracisz czasu na zorganizowanie się przez połowę poniedziałku. Mówiąc językiem biegacza, nie robisz rozgrzewki, ale od razu stajesz do biegu. Aby zrobić taką listę, zapisz wszystko, co wiesz, że chcesz osiągnąć.Nie powstrzymuj się, po prostu wypisz to wszystko na kartce papieru lub w sposób cyfrowy w aplikacji którą używasz.
Prawdopodobnie odkryjesz, że masz o wiele więcej zadań, które masz nadzieję wykonać, niż ci się wydawało. Dzieje się tak, ponieważ często jesteśmy przytłoczeni ilością podejmowanych decyzji — zjawisko, które występuje, gdy mamy zbyt wiele możliwości wyboru pod presją czasu, co prowadzi do wypalenia, znużenia i zniechęcenia.Brak podjęcia decyzji prowadzi do dalszego nagromadzenia zadań. Carroll pisze, że pierwszym krokiem do wyjścia z takiego błędnego koła, aby wydostać się spod sterty wyborów, które cię przytłaczają, jest nabranie od nich pewnego dystansu.
A najlepszy sposób na pokonanie tego stanu? Zapisz to wszystko!
Kiedy Twój mózg nie będzie już pobierał energii na myślenie o wszystkich zadaniach, które musisz wykonać, będzie miał przestrzeń, by zrobić krok w tył i ocenić, co jest naprawdę ważne. Teraz, gdy wszystkie Twoje zadania na następny tydzień są już spisane, rozważ każde zadanie indywidualnie i zadaj do każdego z nich pytania:
- Czy to zadanie jest ważne do wykonania?
- Czy to zadanie jest konieczne do wykonania?
- A może zarówno ważne jak i konieczne?
Wykonanie takiego ćwiczenia daje ci szansę wykreślenia z listy zadań tych, które w rzeczywistości nie są tak ważne i uniemożliwiłyby ci pracę nad rzeczami, które naprawdę się liczą.
2. Blokowanie czasu
Osobiście mam czasami dni, że mimo dobrej listy zadań jaką mam wykonać, skaczę z zadania na zadanie. Nie mogę się skupić na jednym z nich, ale próbuję wszystko połapać. Jeśli zadanie jest dla Ciebie szczególnie przytłaczające lub nie masz pewności, kiedy znajdziesz czas, aby nad nim popracować, dobrym sposobem na upewnienie się, że sobie z nim radzisz, jest użycie blokowania czasu.
Blokowanie czasu to metoda, w której przeznaczasz określoną ilość czasu na pracę nad zadaniem. Na przykład, zamiast listy rzeczy do zrobienia w stylu: skoszenie trawy, praca nad projektem, sprzątanie garażu
Możesz ustawić swoją listę rzeczy do zrobienia w ten sposób:
- 9:00 – 11:00 – skoszenie trawy
- 11:30 – 12:00 – wprowadzenie zmian w projekcie
- 13:00 – 14:00: sprzątanie garażu
W ten sposób masz tylko określoną ilość czasu na pracę nad zadaniem, co pozwala poświęcić mu pełną uwagę i zwiększyć presję, aby zadanie zostało wykonane w tym czasie. Najlepiej, jeżeli te zadania ułożone są od najważniejszego i najpilniejszego, do zadań tych mniej pilnych i ważnych.
Jak wyjaśnia Carroll, „blok, zakres czasu dodaje dwa kluczowe elementy motywacyjne do zadania, które odkładasz: strukturę i pilność”.
3. Poranna refleksja
Podczas planowania kolejnego tygodnia weekend pomaga uporządkować myśli, wypisać sobie plany na kolejny. Dobrą praktyką jest również włączenie w plan każdego dnia porannego okresu refleksji. Ta refleksja nie musi być bardzo długa: tylko kilka minut, max do dziesięciu minut. Ten krótki czas może przygotować Twój dzień i sprawić, że na koniec dnia okaże się on ogromnym sukcesem. Nie będzie dziełem przypadku i chaotycznych działań, ale przejdziesz przez niego jak zaprogramowana maszyna i zostanie ci czasu na nagrodę, ale o tym za chwilę.
Poświęć kilka chwil na zastanowienie się nad listą rzeczy do zrobienia, wpisem w aplikacji Notion (polecam, mimo nie tak fantastycznych opinii na appstore), dziennikiem papierowmy z podpunktami lub czymkolwiek, czego używasz.
Możesz to zrobić, pijąc poranną kawę lub po prostu siedząc przy biurku. Poranna refleksja to czas na omówienie zadań, które przygotowałeś na dany dzień i zastanowienie się, dlaczego wykonujesz każde z nich.
Kolejną dobrą wskazówką jest połączenie tego zadania z afirmacją. Wyobraź sobie, że wykonujesz każde zadanie, aby dać sobie dodatkowy zastrzyk motywacji. To pozytywnie nastraja na trudy dnia i sprawia, że jest on bardziej produktywny. Będziesz na koniec zadowolony, że to był dobrze przeżyty dzień. Ja tak mam.
4. Wieczorna refleksja
Tam, gdzie poranne refleksje pomagają rozpocząć dzień z odpowiednim nastawieniem, wieczorne refleksje pomagają odprężyć się i odciążyć umysł. Podczas wieczornej refleksji zastanów się nad każdym zadaniem, które wykonałeś w ciągu dnia i zadaj sobie pytania typu:
- dlaczego jest to ważne?
- dlaczego to robię?
- dlaczego jest to priorytetem?
Wieczorna praktyka refleksji pomaga skoncentrować się i sprecyzować twoje priorytety, dzięki czemu możesz odpowiednio zaplanować kolejne dni, tygodnie i miesiące. Skupiasz się na tym, co dla Ciebie naprawdę ważne.
Nie tylko zapewnia to relaks, miły akcent i zamknięcie dnia, ale także masz szansę oznaczyć ukończone zadania jako wykonane i przenieść nieukończone zadania na inny dzień.
Jest to ważny aspekt wieczornej refleksji, ponieważ pomaga ci poczuć, że dzień jest „kompletny”, zamiast niekończącej się listy rzeczy do zrobienia i tak zwanego kieratu. Nie jest niekończącą się opowieścią, ale ma swój logiczny początek i koniec. Każdy następny to nowa historia i szansa na kolejny, jeszcze bardziej udany dzień. Zdarzają się również gorsze dni, ale dzięki temu i one mają szybkie zakończenie i nie będziesz ich rozpamiętywał.
Powinieneś także poświęcić ten moment, aby docenić swoje postępy i zakończyć dzień.Jak pisze Carroll: „Refleksje pomagają określić, co cię odżywia, abyś mógł podejmować lepsze decyzje, gdy zasiewasz kolejny sezon swojego życia”.
5. Świętuj!
Oj z tym to zawsze mam problem, a z tego co obserwuję nie tylko ja. Jakoś chyba przez lata problemów historycznych, walki o lepsze jutro, czasu komunizmu nie potrafimy celebrować i się cieszyć. To chyba taka nasza narodowa, “wypracowana” złymi doświadczeniami cecha.
Nie możemy jednak zapominać, że nasze mózgi jednak kochają dopaminę. Kiedy godzinami przeglądamy TikToka, youtuba, nasze mózgi dostają małe impulsy dopaminy za każdym razem, gdy śmiejemy się z filmu lub myślimy, że coś jest interesujące.
Dlatego tak długo czasu spędzamy przeglądając rozrywkę — nasze mózgi otrzymują mnóstwo tego, co kochają: dopaminy. Praca, wysiłek, wychodzenie ze strefy komfortu jest męczący i nie daje tych krótkich, pozytywnych impulsów.
Dlatego tak ważne jest, aby celebrować każde wykonane zadanie. Więc za każdym razem, gdy skreślasz coś z listy, przybij sobie piątkę w duchu, wykonaj gest kciuka w górę, uśmiechnij się do siebie, nawet na głos! Wstań od biurka i zatańcz! Zrób pompę pięścią! Powiedz „mam to!” Jeśli to duże osiągnięcie, spraw sobie jeszcze większą przyjemność i święto! Wyjdź gdzieś z rodziną, przyjacielem lub zakończ dzień wcześniej, zrób sobie resztę dnia wolne, poświęć na hobby. Zrób wszystko, co musisz, aby właściwie uczcić tą chwilę.
Carroll ujął to w ten sposób: „Świętowanie zwycięstw to nie tylko poklepywanie się po plecach; uczy Cię rozpoznawania pozytywnych momentów, co pozwala odkryć – i cieszyć się – większą ich liczbą”.
Podsumowanie
Oczywiście najważniejszą rzeczą w przypadku takich systemów, wskazówek jest to, czy działa. Każdy system, który staje się zbyt skomplikowany, abyś mógł go śledzić, lub który przeszkadza lub uniemożliwia pracę nad swoimi zadaniami, nie jest dobrym systemem.
Jeżeli masz problem z planowaniem dnia czy tygodnia, to weź wskazówki, które Cię interesują i przetestuj je. Zobacz, jak pasują do Twojego stylu pracy, a wtedy zrezygnuj z tych, które nie działają, powodują tylko zniechęcenie i frustrację. Twój system produktywności powinien zawsze Ci pomagać, ułatwiać życie a nie utrudniać!
Bez względu na to, jakiego systemu produktywności lub organizacji używasz na codzień do planowania dnia, czy jest to papierowa To-Do lista, czy coś innego, mam nadzieję, że możesz wdrożyć niektóre z wskazówek Ryder’a Carroll’a z The Bullet Journal Method, aby uczynić swój system jeszcze bardziej efektywnym. Więcej tą tematykę znajdziesz na moim blogu www.chlopekroztropek.pl – zapraszam.